13 Etapas para a certificação ISO 9001

A sua empresa deseja implementar a ISO 9001? A ISO 9001 é uma ótima maneira de mostrar aos seus clientes que você está comprometido em fornecer a eles os produtos de melhor qualidade disponíveis. Embora não seja uma necessidade, ter uma certificação ISO é uma evidência de que sua empresa mantém um certo padrão e requisitos quando se trata de gerenciar a qualidade.

Pode ser uma tarefa assustadora pensar em implementar um sistema totalmente novo para os seus negócios. É melhor não olhar para o quadro geral e o quanto precisa ser feito. A implementação da ISO 9001 para sua organização pode levar de seis a nove meses; portanto, é melhor se concentrar em uma etapa de cada vez para garantir que nada seja perdido.

Para ajudar com isso, aqui está uma visão geral das 13 etapas são necessárias para ajudá-lo a garantir que nada seja perdido durante sua implementação e os preparativos para a certificação:

1 – Suporte da Alta Gerência

Isso é crítico. Sem o apoio da gestão, a implementação da ISO 9001 quase certamente falhará. Planeje as suas estratégias de vendas com o objetivo de convencer sua administração de que a ISO 9001 é uma excelente ideia.

Sem o comprometimento da alta gerência, nenhuma iniciativa de qualidade pode ter sucesso. A alta gerência deve estar convencida de que o registro e a certificação permitirão à organização demonstrar a seus clientes um compromisso visível com a qualidade. Deve-se perceber que um sistema de gerenciamento da qualidade melhoraria a eficiência geral dos negócios, eliminando a duplicação desnecessária no sistema de gerenciamento.

A alta gerência deve fornecer evidências de seu compromisso com o desenvolvimento e a implementação do sistema de gestão da qualidade e melhorar continuamente sua eficácia.

2 – Identificação dos Requisitos

Outro passo crucial para garantir que sua implementação seja bem-sucedida é garantir que você tenha identificado corretamente todos os requisitos que existem para o seu SGQ. Estes incluirão os requisitos do cliente, bem como outros requisitos, tais como regulações e necessidades para a cultura da empresa.

Você deve absolutamente adquirir uma cópia da norma ISO 9001 e revisar os principais conceitos. Todos devem ter uma compreensão firme dos requisitos da norma, dos requisitos de procedimentos documentados e do tipo de documentos e registros exigidos.

A ISO 9001 fornece uma estrutura para os principais requisitos de um sistema de gestão da qualidade, mas é flexível para atender a todos os tipos de negócios. É importante que você entenda como o padrão se aplica especificamente aos seus negócios. Essa flexibilidade permitirá que você atenda aos requisitos estabelecidos de uma maneira que faça sentido para sua organização.

3 – Definir escopo

Definir o alcance do seu SGQ ajudará a garantir que você conheça os limites de tudo que precisa ser feito, de modo que você não inclua áreas da sua empresa que possam não ter um efeito no seu sistema.

A ferramenta chave para definir o escopo é a “política de qualidade” que será o primeiro documento que você precisará criar para o SGQ.

Ter um plano em prática é essencial para implementar qualquer sistema de maneira oportuna e eficaz. A fim de garantir que as coisas sejam feitas em horários específicos sob condições controladas, evitando que atividades importantes sejam deixadas de lado, o que levaria ainda mais tempo.

4 – Definir processos e procedimentos

Estão incluídos os procedimentos obrigatórios definidos pelo padrão da ISO 9001, mas também quaisquer processos e procedimentos adicionais exigidos pela sua empresa para garantir resultados consistentes e adequados em relação à qualidade.

A chave é definir todos os processos em sua empresa e ver como eles interagem dentro de sua organização. É nessas interações que podem ocorrer problemas.

Usando uma lista de tarefas a partir de suas análises na etapa 2, a equipe de implementação deve criar marcos e prazos para realizar as tarefas.

5 – Implementar processos e procedimentos

Muitas vezes, esses processos já estão em vigor em sua empresa e só precisam ser devidamente documentados para garantir resultados consistentes. Nem todos os processos precisam ter procedimentos documentados, mas é importante decidir quais devem ser para garantir produtos e serviços compatíveis.

6 – Programas de treinamento e conscientização

É importante que todos em sua organização saibam o que você está fazendo com seu SGQ e como eles se encaixam na equação.

Os funcionários devem ter treinamento sobre o que é ISO 9001, para que eles estejam cientes do por que você está fazendo isso, bem como treinamentos importantes caso haja qualquer alteração nos processos em que eles estão envolvidos.

Além disso, o treinamento inicial também pode ser necessário para que seja possível escrever os manuais, procedimentos e instruções de trabalho de qualidade; princípios de auditoria; técnicas de gerenciamento de laboratório; calibração; procedimentos de teste, etc.

7 – Trabalhe em conjunto com um órgão de certificação

Esse pode ser um passo muito importante na eficácia da sua implementação. O órgão de certificação é a empresa que, em última instância, entrará para auditar seu SGQ e decidirá se ele é compatível com os requisitos ISO 9001, bem como se é efetivo e se está melhorando.

É melhor entrevistar vários órgãos de certificação para decidir qual é o caminho certo para sua empresa.

8 – Operar o SGQ / Medir o sistema

Isso é quando você coletará os registros que serão necessários nas auditorias para mostrar que seus processos atendem aos requisitos estabelecidos para eles, que são efetivos e que as melhorias estão sendo feitas em seu SGQ conforme necessário.

Os órgãos de certificação precisam que isso aconteça durante um certo período de tempo, assim eles identificarão as necessidades, para garantir que o sistema esteja maduro o suficiente para mostrar conformidade.

9 – Realizar auditorias internas

Antes que o órgão de certificação venha auditar o seu sistema, eles primeiro querem que você audite cada processo internamente. Isso lhe dará uma chance de garantir que os processos internos estão de acordo com o que você planejou.

Você deve realizar auditorias internas para identificar quaisquer problemas no escopo do seu Sistema de Gestão da Qualidade. Quaisquer medidas corretivas que precisem ser tomadas devem ser tomadas sem atrasos. Se necessário, a documentação deve ser revisada.

Você também terá a chance de implementar as ações corretivas necessárias para corrigir os problemas que você encontrar. Por que não considerar fazer um curso de auditoria interna ISO 9001 para mais detalhes.

10 – Revisão do gerenciamento de conduta

Assim como é importante que o gerenciamento suporte a implementação da ISO 9001, também é importante que eles estejam envolvidos na manutenção contínua do SGQ. A gerência precisa revisar dados especificados das atividades do SGQ, a fim de garantir que os processos tenham recursos adequados para serem efetivos e melhorar.

11 – Ação corretiva

Esse é o passo onde você encontra a causa raiz de qualquer problema encontrado durante suas medições, auditorias internas, revisão do gerenciamento e toma medidas para corrigir a causa raiz. Este é o passo fundamental para a melhoria, que é o foco principal de ter um SGQ ISO 9001.

12 – Auditoria de certificação da Etapa 1

Esta é uma revisão de sua documentação pelos auditores do órgão de certificação para verificar que, “em papel”, ou seja, documentos, você abordou todos os requisitos necessários da norma ISO 9001. Os auditores emitirão um relatório descrevendo onde você cumpre e onde há problemas, e você terá a chance de implementar quaisquer ações corretivas para resolver os problemas. Isso pode ocorrer durante o período definido para a operação inicial do SGQ.

13 – Auditoria de certificação da Etapa 2

Esta é a principal auditoria quando os auditores do órgão de certificação analisarão os registros que você acumulou operando seus processos de SGQ, incluindo seus registros de auditorias internas, revisão do gerenciamento e ações corretivas. A partir desta revisão, que levará alguns dias, eles emitirão um relatório detalhando as descobertas e se eles acreditam que o seu SGQ pode ser eficaz e em conformidade com os requisitos ISO 9001.

Os auditores também farão uma recomendação para certificação se você atender a todos os requisitos. Se você tiver alguma não-conformidade importante, então você precisará tomar medidas corretivas para esses problemas antes que a certificação possa ser recomendada

Um bom plano ajudará muito quando você implementar a ISO 9001 e trabalhar em direção à certificação, então tome o tempo para planejar e saber quais recursos você precisa – isso irá poupar tempo e recursos mais tarde.

A certificação geralmente dura três anos. Porém, receber o seu certificado ISO não é o fim. O órgão de certificação realizará auditorias de vigilância uma ou duas vezes por ano para garantir que seu Sistema de Gerenciamento da Qualidade continue atendendo ao padrão.

Conclusão:

Depois que seu novo sistema estiver em vigor, você começará a ver grandes mudanças na eficiência da sua empresa.

A implementação da ISO 9001 oferecerá uma maneira prática de melhorar e monitorar todas as partes de como sua empresa opera.

Respire fundo e reserve um tempo para colocar tudo em ordem. Não se sobrecarregue se preocupando com todas as etapas do processo de implementação de uma só vez. Concentre-se em uma etapa de cada vez e, antes que você perceba, sua empresa terá um Sistema de Gestão da Qualidade para se orgulhar.

Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.

Rodilson Silva

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