Auditoria – que é e como aplicar?

Conforme definido na ISO 19011: 2011 – Diretrizes para sistemas de gerenciamento de Auditoria é um “processo sistemático, independente e documentado para obtenção de evidências (registros, declarações de fato ou outra informação que sejam relevantes e verificáveis) e avaliando-o objetivamente para determinar na medida em que os critérios de auditoria (conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos) sejam cumpridos. “Vários métodos de podem ser empregados para atingir o propósito da auditoria”.

Existem três tipos diferentes de auditorias: produto (que inclui serviços), processo e sistema. No entanto, outros métodos, como uma revisão de documentos, podem ser empregados independentemente ou em apoio dos três tipos gerais.

Uma auditoria também pode ser classificada como interna ou externa, dependendo das inter-relações entre os participantes. As auditorias internas são realizadas pelos funcionários da sua organização. As externas são realizadas por um agente externo.

Auditor - auditoria

Auditor – auditoria

3 Tipos de auditorias

1 – Produto

Um exame de um produto ou serviço específico (hardware, material processado, software) para avaliar se está em conformidade com os requisitos (isto é, especificações, padrões de desempenho e requisitos do cliente).

2 – Processo

Uma verificação que os processos estão funcionando dentro dos limites estabelecidos. Ele avalia uma operação ou método contra instruções ou padrões predeterminados para medir a conformidade com esses padrões e a eficácia das instruções.

Tal auditoria pode:

• Verificar a conformidade com os requisitos definidos, como tempo, precisão, temperatura, pressão, composição, capacidade de resposta, amperagem e mistura de componentes.
• Examinar os recursos (equipamentos, materiais, pessoas) aplicados para transformar as entradas em saídas, o ambiente, os métodos (procedimentos, instruções) seguidos e as medidas coletadas para determinar o desempenho do processo.
• Verificar a adequação e eficácia dos controles de processo estabelecidos por procedimentos, instruções de trabalho, fluxogramas e especificações de treinamento e processo.

3 – Sistema

Uma auditoria realizada em um sistema de gerenciamento. Pode ser descrito como uma atividade documentada realizada para verificar, por exame e avaliação de evidências objetivas, que os elementos aplicáveis do sistema são apropriados e efetivos e foram desenvolvidos, documentados e implementados de acordo com os requisitos especificados.

  • Uma auditoria do sistema de gerenciamento de qualidade avalia um programa de qualidade existente para determinar sua conformidade com as políticas da empresa, compromissos contratuais e requisitos regulamentares.
  • Da mesma forma, uma auditoria do sistema ambiental examina um sistema de gerenciamento ambiental, uma auditoria do sistema de segurança alimentar examina um sistema de gerenciamento de segurança alimentar e as auditorias do sistema de segurança examinam o sistema de gerenciamento de segurança.

Auditorias internas e externas: auditorias de primeira, segunda e terceira parte

Uma auditoria de primeira parte é realizada dentro de uma organização para medir seus pontos fortes e fracos contra seus próprios procedimentos ou métodos e / ou contra padrões externos adotados (voluntários) ou impostos (obrigatórios) na organização. Uma auditoria de primeira parte é realizada por auditores que são empregados pela organização que está sendo auditada, mas que não têm interesse em resultados da área auditada.

Uma auditoria de segunda parte é externa realizada em um fornecedor por um cliente ou por uma organização contratada em nome de um cliente. Um contrato está em vigor e os bens ou serviços estão sendo ou serão entregues. As auditorias de segunda parte estão sujeitas às regras do direito dos contratos, uma vez que estão fornecendo uma direção contratual do cliente ao fornecedor. Elas tendem a ser mais formais do que uma de primeira parte porque os resultados da podem influenciar as decisões de compra do cliente.

Uma auditoria de terceira parte é realizada por uma organização independente da relação cliente-fornecedor e está livre de qualquer conflito de interesses. A independência da organização é um componente chave de uma auditoria de terceira parte. Elas podem resultar em certificação, registro, reconhecimento, prêmio, aprovação de licença, citação, multa ou penalização emitida pela organização terceirizada ou por uma parte interessada.

PDCA - auditoria

PDCA – auditoria

Objetivos

Um auditor pode se especializar em diferentes tipos de auditorias com base na finalidade, como verificar conformidade ou desempenho. Algumas têm fins administrativos especiais, tais como de documentos, riscos, desempenho ou acompanhamento de ações corretivas concluídas.

Certificação

Os clientes podem sugerir ou exigir que seus fornecedores estejam em conformidade com ISO 9001, ISO 14001 ou critérios de segurança, e os regulamentos e requisitos federais também podem ser aplicados. Uma auditoria de terceira parte geralmente resulta na emissão de um certificado que declara que o sistema de gerenciamento da organização está em conformidade com os requisitos de um padrão ou regulamento pertinente.

As auditorias de terceira parte devem ser realizadas por organizações que foram avaliadas e credenciadas por um conselho de credenciamento estabelecido.

4 Fases de uma auditoria

Preparação – A preparação consiste em tudo o que é feito antecipadamente pelas partes interessadas, como o auditor, o auditor principal, o cliente e o gerente do programa, para garantir que ela atenda ao objetivo do cliente. A fase de preparação começa com a decisão de conduzir a auditoria. A preparação termina quando a própria auditoria começa.

Desempenho da auditoria – A fase de desempenho é frequentemente chamada de trabalho de campo. É a parcela de coleta de dados e abrange o período desde a chegada ao local até a reunião de encerramento. Ela consiste em atividades que incluem gerenciamento de auditoria no local, reunião, compreensão do processo e controles do sistema e verificação de que esses controles funcionam, comunicação entre os membros da equipe e comunicação com a entidade auditada.

Checklist - auditoria

Checklist – auditoria

Relatório de auditoria – O objetivo do relatório de é comunicar os resultados da investigação. O relatório deve fornecer dados corretos e claros que serão eficazes como o auxílio de gerenciamento para abordar questões organizacionais importantes. O processo pode terminar quando o relatório é emitido pelo auditor principal ou após a conclusão das ações de acompanhamento.

Acompanhamento e encerramento da auditoria – De acordo com a norma ISO 19011, cláusula 6.6, “A auditoria é concluída quando todas as atividades planejadas de foram realizadas ou acordadas com o cliente auditado. A cláusula 6.7 da ISO 19011 continua afirmando que a verificação de ações de acompanhamento pode fazer parte de uma auditoria subsequente.

Nota:

Os pedidos de correção de não-conformidades ou achados são muito comuns.

Ação corretiva é ação tomada para eliminar as causas de uma não-conformidade, defeito ou outra situação indesejável existente, a fim de prevenir a recorrência (reativa). A ação corretiva é sobre eliminar as causas dos problemas e não apenas seguir uma série de etapas de resolução de problemas.

Ação preventiva é ação tomada para eliminar as causas de uma eventual não-conformidade, defeito ou outra situação indesejável para prevenir a ocorrência (proativa).

Conclusão:

A auditoria é a atividade de verificação no local, como inspeção ou exame, de um processo ou sistema de qualidade, para garantir a conformidade com os requisitos. Uma auditoria pode ser aplicada a uma organização inteira ou pode ser específica para uma função, processo ou etapa de produção.

Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.

Rodilson Silva

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Sobre o autor | Website

Empreendedor Digital, Autor, Colunista, investidor, podcaster (GuiaKast) e fundador do Site Guia Corporativo.

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