Planejamento de compras – Open to Buy (OTB)

O Open to Buy (OTB) é simplesmente um plano de compras que deve ser usado para garantir que você tenha a quantidade “certa” de estoque para apoiar seus planos de vendas. O objetivo do Open to Buy não é impedi-lo de comprar, é garantir que você alcance o nível ideal de estoque – nem muito nem pouco, tenha receitas disponíveis para compras especiais aumentando assim a sua margem inicial, tenha aumento das vendas devido à sempre ter novas mercadorias disponíveis, tenha aumento da margem bruta e, é claro, aumento do seu lucro.

Enquanto preparar e seguir um plano Open to Buy não é garantia de sucesso e que a falta de um plano não é garantia de falha, implementar o OTB em sua empresa é essencial para garantir o nível de estoque ideal e suportar o plano de vendas mensal, a fim de maximizar o retorno sobre o capital investido (Working Capital).

O plano OTB para o Varejista

Todo varejista precisa usar um plano de compras OTB. O pequeno varejista não pode se dar ao luxo de cometer erros, porque seu volume de vendas e fluxo de caixa são críticos. Já o grande varejista precisa disso devido ao seu tamanho, o que torna o planejamento e o controle ainda mais críticos.

Os varejistas tendem a sobrecarregar o estoque quando os aumentos de vendas são bons e tendem a diminuir muito quando as perspectivas são ruins. Assim, um aumento relativamente pequeno nas vendas muitas vezes leva a uma compra excessiva – e então, quando as vendas diminuem, altas reduções são iniciadas para eliminar esse excesso de oferta de mercadorias.

Isso, por sua vez, leva a um menor lucro bruto ou prejuízo total do varejista. O objetivo do OTB é manter um nível de estoque adequado quando as vendas estão baixas e um estoque não excessivamente alto quando as vendas aumentam. É aqui que entra em cena o Open to Buy. Ele informa o quanto de inventário deve estar disponível no início de um determinado mês e quantas mercadorias novas devem ser recebidas durante o mesmo período.

Benefícios de usar o Open to Buy

1. Capaz de estimar antecipadamente a necessidade real de capital que precisa ser investido em estoque mês a mês para a próxima temporada.
2. Ajuda a garantir uma quantidade adequada de estoque disponível para suportar as vendas planejadas.
3. Coloca restrições nos compromissos de mercadorias para que a loja não receba muitas mercadorias novas muito cedo na temporada – ou então não o suficiente.
4. Mantém um fluxo adequado de novas mercadorias que entram na loja durante toda a temporada. Isso mantém o cliente interessado em voltar de novo e de novo, e mantém a equipe de vendas animada por também ajuda nas vendas e o fluxo de caixa.
5. Estabelece metas para que o desempenho real possa ser comparado ao plano, apontando, assim, as áreas onde ações corretivas precisam ser tomadas.

Por estabelecer metas para que a performance do varejista possa ser comparada com o planejamento, o OTB mostra as ações corretivas que devem ser promovidas para aumentar o lucro e assim balancear a demanda das vendas com o orçamento disponível.

O Planejamento Open to Buy

Um bom controle de estoque é essencial para garantir que um nível adequado de mercadorias esteja disponível para a necessidade de vendas geradas. Ter muito estoque (ou o tipo errado) durante determinados períodos pode diminuir o fluxo de caixa e reduzir os lucros com muitos descontos. Por outro lado, se você sub-compra (ou seja, compra muito pouco produto) perde oportunidades de vendas, e não alcança seu lucro potencial (além de prejudicar a experiência do cliente). Um varejista pode ter certeza de estocar a quantidade certa de produtos certos no momento certo usando um plano OTB.

O Open to Buy pode ser calculado em unidades ou em dinheiro. Deve-se usar o melhor método dependendo da sua necessidade, pois há variações significativas nos custos entre os produtos. O OTB é essencialmente a diferença entre quanto estoque é necessário e quanto está realmente disponível. Isso inclui o estoque físico disponível, o estoque em trânsito e qualquer pedido pendente.

Considere a manutenção de um plano OTB para o seu negócio como um todo, mas também planeje para cada categoria de mercadoria que você armazena. O plano pode ser mantido em papel, em uma planilha ou comprando alguns dos softwares de varejo disponíveis que contêm programas Open-to-Buy.

A Fórmula do Open to Buy (OTB)

Vendas planejadas
+ Markdowns planejados (Para o caso de análise por dinheiro)
+ Produtos em trânsito (Para o caso de análise por Qtd)
+ Inventário de fim de mês planejado
– Início Planejado do Inventário do Mês
—————————————-
= Open to Buy (varejo)

Por exemplo, um varejista tem um nível de inventário de 155.000 un no dia 1º de julho e planeja um estoque de 150.000 un no final do mês para 31 de julho. As vendas planejadas para a loja são de 47.000 un, com 6.000 un que estão em trânsito. Portanto, o varejista tem necessidade de 36.000 un Open To Buy no varejo.

Antes de colocar seu plano Open to Buy em operação, se pergunte se cada número é realista. Faz sentido para a sua maneira de fazer negócios? Lembre-se de que muitas das figuras do seu plano de estoque são apenas diretrizes.

“Uma boa regra é – se o seu inventário final real está dentro de 5% do seu plano, você está indo muito bem”

Outra consideração aqui é o giro de estoque. Voltando ao que dissemos antes, onde um produto muito pequeno pode fazer com que você perca vendas e um produto em excesso pode fazer com que você consuma seu dinheiro, a forma como medimos isso é através do giro de estoque.

Exemplo – Planejamento de 6 meses

	Jun	Jul	Ago	Set	Out	Nov	Dez
Estoque – Início do mês	155.000	150.000	152.000	157.000	157.000	165.000	153.000
Vendas	47.000	48.000	50.000	50.000	52.000	48.000	49.000
Trânsito	6.000	5.000	4.800	6.600	7.500	8.000	6.500
OTB	36.000	45.000	50.200	43.400	52.500	28.000	44.500
Estoque – Fim do mês	150.000	152.000	157.000	157.000	165.000	153.000	155.000

Todos os anos, muitos varejistas têm que fechar suas portas porque não administram bem o seu estoque. Um dos maiores fatores que contribuem para a má administração é a falta de um planejamento estratégico para compra na loja. Não precisa ser complicado e muitos sistemas de PDV irão ajudá-lo com isso. O Bottom line é, inicie algum tipo de plano de OTB ainda hoje.

Conclusão

Os resultados de um planejamento OTB ruim ou nenhum planejamento podem ser bastante onerosos e geralmente levam a estoques fora de equilíbrio. Pouca mercadoria em estoque levam a perdas de vendas, enquanto mercadorias em excesso geralmente acabam sendo menos lucrativas devido a necessidade de markdowns a um giro mais lento.

Então não se esqueça! Não usar um plano OTB é como dirigir um carro sem seguro ou construir uma casa sem um projeto. É perigoso e às vezes o resultado pode ser desastroso.

Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.

Rodilson Silva

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