Gestão de Projetos

Os projetos são operações únicas, projetadas para realizar um conjunto específico de objetivos em um período limitado de tempo. Historicamente associado a atividades de grande porte ou à introdução de novos produtos e processos.

Sob a era da produção em massa (até a década de 1980), os ciclos de vida dos produtos e  processos eram relativamente longos, de modo que os custos para o desenvolvimento do projeto e o tempo representavam apenas uma pequena proporção do custo do produto.

No entanto, nos últimos anos, a capacidade de gerenciar projetos tornou-se ainda  mais importante para os Gerentes de projetos.

Nem todos os problemas do projeto estão em fase de execução, alguns podem estar relacionados ao processo de identificar possíveis projetos e fazer uma seleção apropriada daqueles a serem executados. Os problemas incluem assumir muitos projetos com poucos recursos disponíveis e não alinhar projetos individuais com a estratégia da organização.

Ideias de projetos devem ser iniciadas a partir de diferentes áreas organizacionais como (operações, marketing, engenharia, etc.) e fontes externas (como clientes, fornecedores, concorrentes) ou através de benchmarking, para fornecer o maior mix de ideias.

O objetivo deve ser escolher o melhor portfólio de projetos, não necessariamente os melhores projetos individuais, pois seus objetivos e uso de recursos podem entrar em conflito, e deve-se tomar cuidado com a dispersão do pessoal mais qualificado em muitos projetos.

Prazos

Os prazos de conclusão do projeto são muitas vezes irrealistas devido a não levar em conta a disponibilidade de capacidade (geralmente o tempo das pessoas) e o número de outros projetos em andamento ao mesmo tempo. Os projetos possuem características diferentes que exigem abordagens diferentes.

Os projetos podem variar desde pequenos aprimoramentos nos processos atuais a até grandes mudanças no projeto, desde processos até o desenvolvimento de produtos para novos mercados.

“Gerentes de projeto experientes são necessários para projetos inovadores”

Deve haver um processo formal para a seleção de projetos, de modo que eles sejam escolhidos com base na estratégia geral e não por razões políticas. A gerência sênior deve fornecer coordenação entre projetos e disponibilizar recursos humanos adequados.

A gerência deve abandonar projetos que estão falhando devido a barreiras técnicas ou de mercado, que se sobrepõe a outros projetos ou que falharam em atingir os objetivos.

Executando Projetos

Os elementos necessário para a boa execução do projeto são:

– Definição do projeto e escopo;
– Organização da equipe de projetos;
– Estimativa, Planejamento e Controle de Atividades.

Definição do projeto e escopo

Os projetos exigem uma definição e limites claros para determinar o que deve ser incluído e o que deve estar fora do escopo do projeto. O escopo do projeto é muito importante na terceirização, pois disputas podem ocorrer se o projeto não tiver uma definição clara.

A definição pode ser feita através de avaliação detalhada no início do projeto ou evolução através de um processo de interação com o cliente durante o desenvolvimento.

Organização da equipe de projetos

Existem três maneiras principais para estruturar a equipe de projeto dentro da organização:

– A estrutura do projeto
Isso consiste em uma organização que não apenas segue uma abordagem de equipe para projetos, mas possui uma estrutura organizacional baseada em equipes formadas especificamente para projetos. Estes são mais adequados quando existe a necessidade de um alto grau de cooperação inter-funcional.

– A estrutura funcional
Nesse caso, um projeto é dado ao departamento funcional mais apropriado. Assim, a estrutura organizacional permanece na forma hierárquica padrão. Estes são mais adequados quando a especialização funcional aprofundada é importante.

– A estrutura da matriz
Aqui, uma série de equipes de projeto é sobreposta a uma estrutura funcional, em um esforço para fornecer um equilíbrio entre as necessidades funcionais e do projeto. Estes fornecem um compromisso entre o projeto puro e estruturas funcionais.

Estimativa, Planejamento e Controle de Atividades

A estimativa do projeto envolve estimar o tipo e a quantidade de recursos necessários para suportar o projeto.

Projeto com restrição de recursos: Se recursos altamente especializados forem necessários, a data de conclusão do projeto pode ter que ser redefinida para garantir que esses recursos não sejam sobrecarregados.

Projeto com restrição de tempo: Se houver necessidade de concluir um projeto em um prazo específico, recursos alternativos podem ser utilizados para garantir a conclusão oportuna do projeto. O próximo passo é gerar estimativas para o tempo e os recursos necessários para realizar cada tarefa definida no projeto.

Essas informações podem ser usadas para planejar quais recursos são necessários e quais atividades devem ser realizadas durante o ciclo de vida do projeto. Uma vez que as atividades tenham sido identificadas e seus requisitos de recursos sejam estimados, é necessário definir a relação entre eles.

Existem algumas atividades que só podem começar quando outras atividades foram concluídas, denominadas relações dependentes. Outras atividades podem ser totalmente independentes e, portanto, elas têm um relacionamento paralelo.

O objetivo do planejamento – é garantir que os objetivos de custo, tempo e qualidade sejam atingidos. Ele faz isso estimando o nível e o tempo dos recursos necessários durante a duração do projeto. Essas etapas podem precisar ser realizadas repetidamente em um projeto complexo devido às  incertezas e acomodar mudanças à medida que o projeto avança.

O Controle do Projeto –  envolve o monitoramento dos objetivos do projeto quanto a custo, tempo e qualidade à medida que o projeto avança. É importante monitorar e avaliar o desempenho para que o projeto não se desvie dos planos em grande medida.

Marcos ou eventos de tempo são definidos durante o projeto, quando o desempenho em relação aos objetivos pode ser medido.

Análise de Rede

A análise de redes refere-se ao uso de técnicas baseadas em rede para análise e gerenciamento de projetos. Esta seção descreve duas técnicas de análise de rede, a do método do caminho crítico (CPM) e o Programa de avaliação e técnica de revisão (PERT).

A principal diferença entre as abordagens é a capacidade da PERT de levar em consideração a incerteza na duração das atividades.

Método de caminho crítico (CPM)

Os diagramas de caminho crítico são usados ​​extensivamente para mostrar as atividades realizadas durante um projeto e as dependências entre essas atividades.

Uma rede completa consistirá em vários nós conectados por linhas, um para cada tarefa, entre um nó inicial e um nó final.

Uma vez que o diagrama de rede tenha sido construído, é possível seguir uma sequência de atividades, chamada de caminho, através da rede do início ao fim.

O período de tempo necessário para seguir o caminho é a soma de todas as durações das atividades nesse caminho. O caminho com a duração mais longa fornece o tempo de conclusão do projeto. Isso é chamado de caminho crítico, porque qualquer alteração na duração de qualquer atividade nesse caminho fará com que a duração total do projeto seja menor ou maior.

4 quatro passos para identificar o caminho crítico

– Calcular os tempos de início / término;
– Calcular os horários de início / término mais recentes;
– Calcular os tempos de folga / flutuação
– Identifique o caminho crítico

Deve haver pelo menos um caminho crítico pela rede, mas pode haver mais de um. A importância do caminho crítico é que, se qualquer nó no caminho terminar mais tarde do que o tempo estipulado de término inicial, o tempo total na rede aumentará na mesma quantidade, deixando o projeto atrasado.

Assim, quaisquer atividades de planejamento e controle devem se concentrar em garantir que as tarefas no caminho crítico permaneçam dentro do cronograma.

O gráfico de Gantt fornece uma visão geral para o Gerente de projetos para permitir que eles monitorem o progresso do projeto em relação ao planejado e, assim, fornece uma fonte de informações valiosas para o controle do projeto.

Dentro de qualquer projeto, haverá uma série de trade-offs (custo x tempo) a serem considerados. A maioria dos projetos terá tarefas que podem ser concluídas com uma injeção de recursos adicionais, como equipamentos ou pessoas.

Razões para reduzir o tempo de conclusão do projeto incluem:

– Reduzir altos custos indiretos associados ao equipamento;
– Reduzir o tempo de desenvolvimento de novos produtos para o mercado;
– Evitar multas por conclusão tardia;
– Obter incentivos para conclusão antecipada;
– Liberação de recursos para outros projetos.

O uso de recursos adicionais para reduzir o tempo de conclusão do projeto é chamado de falha do projeto.

Programa de avaliação e técnica de revisão (PERT)

A abordagem PERT tenta levar em conta o fato de que a maioria das durações nas tarefas não são fixas, mas variam quando são executadas. Assim, o PERT fornece uma maneira de incorporar riscos aos cronogramas do projeto.

A abordagem probabilística envolve três estimativas de tempo para cada atividade – otimista, pessimista e mais provável.

Benefícios e Limitações da Abordagem de Análise de Rede

Em termos de benefícios, a abordagem requer uma análise estruturada do número e da sequência de tarefas contidas em um projeto, auxiliando na compreensão dos requisitos de recursos para a conclusão do projeto.

Ele fornece uma série de exibições gráficas úteis que auxiliam na compreensão de fatores como dependências do projeto e carga dos recursos.

Ele também fornece uma estimativa razoável da duração do projeto e das tarefas que devem ser concluídas a tempo de atender a essa duração (ou seja, o caminho crítico).

A rede funciona como um mecanismo de controle para monitorar o progresso real em relação ao progresso planejado no gráfico de Gantt.

Ele pode ser usado para fornecer estimativas de custo para diferentes cenários do projeto.

Em termos de limitações, as técnicas PERT e de simulação podem reduzir os erros de estimativa de tempo e os custos de maior complexidade, o que pode desviar o tempo de gerenciamento de questões mais importantes.

As estimativas de tempo para tarefas podem ser maiores do que o necessário para fornecer aos Gerentes uma folga para garantir que cumpram os prazos (“sandbagging”) ou sejam muito curtos para uma estimativa realista (“blue sky”).

O método assume que as atividades são independentes. Na verdade, a duração de uma atividade pode depender da duração de outra. O método assume um ponto de ruptura preciso entre as atividades.

Na realidade, uma atividade pode começar antes que uma atividade predecessora tenha terminado. Atividades fora do caminho crítico podem se tornar críticas depois que é tarde demais para fazer algo sobre elas.

Conclusão

As empresas confiam nos resultados dos projetos para expandir seus negócios, aumentar a lucratividade, melhorar a eficiência, acelerar o fluxo de caixa e proporcionar uma satisfação excepcional ao cliente.

Porém, vale a pena procurar as melhores práticas para garantir o sucesso. Comece com os fundamentos, mantenha em mente a velocidade e os objetivos multifuncionais e gerencie agressivamente o caminho crítico – e o sucesso seguirá.

Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.

Rodilson Silva

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