Etapas para o SUCESSO na implementação do S&OP

No artigo sobre a Re-evolução do S&OP, expliquei o que é o planejamento de vendas e operações e suas muitas vantagens. Em suma, o S&OP é a criação de um plano de negócios unificado, “baseado em consenso”, que permite às organizações controlar os custos de estoque e, ao mesmo tempo, melhorar amplamente os níveis de serviço. Neste artigo, vou explicar como implementar o processo de S&OP em sua empresa.

Ao estabelecer seu processo, é importante considerar quem será responsável por cada etapa. Você também desejará definir as expectativas, reuniões e como você comunicará as alterações. O planejamento eficaz do S&OP depende das entradas do processo (inputs).

Mas é importante ter em mente que, para avançar com um plano mensal de S&OP, você deve determinar em que ponto do mês as informações de entrada do plano de demanda não serão mais permitidos (congelamento).

Defina um modelo com as funções, responsabilidades e tempo de cada etapa após o encerramento de cada mês. As etapas e responsabilidades devem então ser alimentadas em um calendário compartilhado com lembretes, reuniões e participantes agendados. As etapas que não estão vinculadas ao início do mês e são gerenciadas continuamente são registradas com a designação: Em andamento.

Funções e Responsabilidades do S&OP

Diretoria Executiva – CEO / Líder

• Preside a reunião executiva de S&OP e serve como árbitro final para tomada de decisões;
• Mantém a organização responsável pelo planejamento.

É o principal contato para resolução de disputas em todo o processo de S&OP.

Líder de Vendas e Marketing

• Define expectativas com os membros da equipe de vendas de que eles realizarão a previsão de vendas e trabalharão para melhorar a acuracidade das previsões;
• Fala sobre o desempenho de vendas e as previsões na reunião executiva de S&OP;
• Garante que a previsão é um processo mensal (ou periódico).

É o contato principal para problemas relacionados a vendas estratégicas / decisões de clientes.

Planejador de demanda

• Apresenta as informações do plano de demanda em uma condição precisa e pronta para uso;
• Faz a análise do plano e previsão estatística (Forecast);
• Interage com vendas para concluir a coleta de dados e o planejamento de demanda;
• Concentra-se nos principais problemas e aborda quaisquer desconexões com a previsão futura.

É o contato principal para questões relacionadas ao acúmulo de previsões de vendas, análise de previsões e desenvolvimento do plano de demanda final.

Equipe de vendas

• Reúne a inteligência e informações de clientes e integra descobertas no planejamento de demanda;
• Realiza a previsão de vendas para seus clientes, mercados ou outra segmentação de vendas;
• Deve conhecer o desempenho real x previsão para vendas, as razões e as ações corretivas;
• Atualiza a previsão de vendas mensalmente e fala com os demais responsáveis na reunião de revisão de vendas corporativas.

Cada indivíduo é o contato principal para problemas relacionados a previsões de vendas para seus clientes e segmentos específicos.

Líder de Operações/Produção

• Define a expectativa com a equipe de produção e materiais que ajudarão a desenvolver o plano de Suprimentos de acordo com o processo e execução;
• Garante que os dados de nível agregado a serem apresentados estejam vinculados a todo o planejamento detalhado;
• Preside a reunião mensal ou periódica do planejamento de suprimentos;
• Apresenta o desempenho real versus previsão para o inventário.

É o contato principal para questões relacionadas a operações estratégicas de produção e decisões de suprimentos.

Planejador de Suprimentos e Planejamento Mestre

• Atualiza o plano de inventário mensal ou periodicamente;
• Mantém estoques de segurança, taxas de produção, desempenho do fornecedor, lead times e outros atributos de planejamento de Suprimentos;
• Fala sobre o desempenho do estoque e do backlog em relação à previsão na reunião executiva do S&OP;
• Analisa os pedidos, datas de vencimento e estoque, e determina por meio de análise, o que construir, quando construir e onde construir, de acordo com o plano de suprimentos.

São os contatos principais para problemas relacionados a pedidos, estoque e processo de planejamento de Suprimentos.

Etapas no processo de S&OP

Etapa 1: Coletar e gerenciar dados

Essa etapa envolve a coleta de dados sobre vendas passadas, análise de tendências e avaliações da acuracidade das previsões. Um software avançado de planejamento de S&OP pode lidar com muitas dessas tarefas por meio de processos de upload de dados automatizados e relatórios internos. Etapas adicionais de manutenção de dados observadas nas etapas abaixo devem ser executadas manualmente de maneira contínua, conforme necessário.

O planejador de demanda é normalmente responsável por liderar essa etapa no processo. Entradas-chaves (inputs) para esta etapa virão de vendas e marketing, mas a contribuição das operações / Suprimentos, logística e finanças também devem ser consideradas.

Etapas Secundárias do gerenciamento de dados:

1. Gerenciar a introdução de novos produtos ou alterações de produtos existentes – Isso inclui vincular um produto acabado existente a um novo item, além de atribuir novos itens à hierarquia de planejamento e inserir datas para itens que serão descontinuados;
2. Execução das análises – Se sua solução de planejamento da cadeia de suprimentos fornece alguma função analítica, execute-a neste ponto. Por exemplo, soluções como softwares também permitem programar análises de maneira automatizada;
3. Revisão das Medidas de Performance de vendas – Determine quais medidas de desempenho você deseja coletar para fins de planejamento. Obtenha informações apropriadas de vendas e operações, conforme necessário;
4. Ajustar atributos de Suprimentos no nível SKU. Isso implica:

• Definição de políticas de suprimentos adequadas, como requisitos de estoque, prazos de entrega, etc., que devem ser revisados ​​mensalmente;
• Determinar o tipo de planejamento de suprimentos a ser aplicado: Demand Chase ou Level Load;
• Demand Chase – significa que a oferta aumenta ou diminui de acordo com a demanda em uma base período a período;
• Level load – significa que o suprimento é nivelado entre um alvo de inventário inicial e final.

Etapa 2: Desenvolvimento do Plano de Demanda

O planejamento de demanda inclui a validação de previsões, o entendimento das fontes de demanda, a contabilização da variabilidade e a revisão das políticas de atendimento ao cliente. Além disso, engloba a inclusão de planos de promoção, eventos únicos e lançamentos de novos produtos e clientes.

O Planejador de Demanda será responsável pelo desenvolvimento do Plano de Demanda, mas a equipe de vendas e marketing devem ser consultados para inclusão de novas entradas e verificação.

Etapas Secundárias do desenvolvimento da Demanda:

• Crie relatórios de Revisão do S&OP – Um software de planejamento que possui funcionalidades de relatório integrada permite que você execute relatórios personalizados, porém o uso do excel na maioria dos casos é mais simples e mais indicado;
• Compartilhe relatórios (recomendado) -É essencial distribuir relatórios para as equipes de vendas ou outros participantes, a fim de criar o consenso necessário através de uma aprovação consensual prévia, que é essencial;
• Revise os planos de demanda conforme necessário – Incorpore as informações de performance, quaisquer informações relacionadas a vendas e atualize os planos de demanda de acordo. Além disso, considere estabelecer um período de congelamento que seja aproximadamente igual ao maior lead time acumulado para evitar a revisão do plano de demanda dentro desse período;
• Reveja e finalize o plano de demanda com consenso das áreas – Essa revisão ocorre durante a reunião mensal do planejamento de demanda com vendas. Ele inclui análises dos dados de desempenho de vendas do mês anterior, além de suposições baseadas em dados qualitativos e quantitativos por trás dos números.

Etapa 3: Planejamento de Suprimentos

O planejamento de suprimentos envolve a conversão do plano de demanda em um plano de suprimentos adequado. Entre suas tarefas estão a determinação de metas de estoque, níveis de estoque de segurança e métodos de produção para carregamento de nível de demanda. Também inclui a avaliação da capacidade para atender à demanda, analisando a capacidade disponível, o estoque e o planejamento de operações.

O Diretor de supply será responsável pela criação do Plano de Suprimentos. Funcionários-chave de manufatura, operações, logística e finanças devem ser consultados para entrada de dados e verificação.

Etapa 4: Reunião Pré-S&OP (Consensus)

Esta etapa ocorre durante a reunião mensal pré-S&OP. Isso envolve a identificação de problemas por parte da oferta para determinar se o plano de vendas pode ser acomodado e os objetivos de inventário e backlog podem ser atendidos. Tarefas adicionais incluem revisar o desempenho de suprimentos do mês anterior e apresentar previsões.

O líder de S&OP é tipicamente responsável pela execução eficiente dessa reunião. Os principais participantes incluem vendas, marketing, operações, logística e finanças.

Etapa 5: Reunião Executiva S&OP – Aprovação e Liberação

Quando os planos de oferta e demanda estão nivelados e finalizados, o resultado é apresentado à equipe executiva durante a reunião mensal de S&OP Executivo. Os resultados da reunião é um plano de demanda e suprimentos aprovado que pode ser executado com eficiência pelas operações.

O líder de S&OP supervisionará esta reunião e etapas no processo, mas o Sponsor ou Líder Executivo é um participante necessário e será o responsável por aprovar todas as decisões e resultados da reunião.

Plano de Comunicação do S&OP

Um plano de comunicação corporativa semanal para abordar os Stakeholders com a informação certa, através dos canais corretos, no momento certo tem um impacto poderoso em manter os funcionários informados e envolvidos. Os outputs ou saídas de um avançado processo de S&OP fornece a oportunidade para apoiar a comunicação corporativa sobre os gaps, status e iniciativas estratégicas, alocação de recursos e uma chamada à ação para resolver problemas críticos para os negócios.

Com um plano de comunicação de S&OP implementado e facilitando o feedback, o S&OP apoiará de forma mais eficaz as comunicações – horizontal e vertical, formal e informal, unidirecional e bidirecional – que informam, motivam e reorientam os funcionários que são essenciais para a execução da estratégia da empresa, definida no processo de S&OP.

Um boletim informativo (Newsletter), podem informar aos funcionários se o negócio está no caminho certo, bem como sobre o status de suas iniciativas estratégicas.

Essas comunicações também podem servir para motivar os funcionários, destacando as histórias de sucesso do projeto, anunciando o lançamento de um novo produto ou celebrando a conquista de um marco importante. As atas de S&OP podem ser mais diretivas e usadas para re-focalizar o S&OP.

O Plano de Comunicação do S&OP é uma etapa geralmente negligenciada, porém, que pode fazer toda a diferença entre o fracasso e o Sucesso na implementação.

Conclusão:

O S&OP traz enormes benefícios em termos de menores custos de estoque, maior produtividade e maior satisfação do cliente. As principais soluções de planejamento da cadeia de suprimentos, como Softwares automatizados, aumentam ainda mais as vantagens, permitindo que você use o plano de S&OP para passar diretamente do planejamento para a execução.

A abordagem disciplinada em etapas é a espinha dorsal do S&OP. A decisão consensual de vários planos funcionais de 12 a 18 meses, juntamente com o envolvimento da administração, torna o S&OP uma ferramenta muito bem-sucedida para equilibrar a oferta e a demanda, proporcionando vantagem competitiva à organização, melhor atendimento ao cliente e crescimento sustentável.

Até a próxima, seja o seu melhor, invista no sucesso de outros e faça a sua viagem contar.

Rodilson Silva

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